Поступление в зарубежный вуз, регистрация брака за границей с иностранцем, доказательство происхождения или оформление права собственности на имущество за пределами России — для этого и не только понадобится легализовать российские документы в стране пребывания. С 1961 года в большинстве стран мира ставится штамп апостиля, упрощающий международную легализацию документов. Разобрались, что это такое, где его можно получить и апостилируют ли архивные справки.

Что такое апостиль

Если простыми словами, то это легализация документа за пределами страны, в которой он был получен. Например, когда российский абитуриент хочет поступить в зарубежный вуз, он должен предоставить в том числе аттестат об окончании школы. Понятно, что во многих странах (за исключением нескольких государств) просто предъявить российский документ не получится.

Чтобы легализовать документ, существует процесс апостилирования. Он действует с 1961 года, когда государства приняли Гаагскую конвенцию. Сейчас конвенция действует в 135 странах мира, включая Россию.

Обратите внимание: конвенция четко указывает, что апостиль ставится только на официальных документах. Это:

  • документы, выданные органами власти или должностными лицами, которые подчиняются юрисдикции страны-участника конвенции. Это в том числе документы из прокуратуры, секретариата суда или от судебного исполнителя;
  • административные документы;
  • нотариальные акты;
  • официальные пометки о регистрации, визы, подписи, требующие заверения.

А вот коммерческие или таможенные бумаги, равно как и дипломатические документы, апостилировать нельзя. Чтобы легализовать эти бумаги, придется воспользоваться другими международными механизмами.

Форму апостиля конвенция никак не регламентирует. В России, например, это штамп, а в США выдают сертификат. При этом есть четкий список того, что должно быть прописано в апостиле:

  • Страна, в которой выдан апостиль
  • Фамилия и должность лица, подписавшего удостоверяемый апостилем документ
  • Наименование учреждения, чья печать проставлена на документе
  • Название города, в котором проставлен апостиль
  • Дата проставления апостиля
  • Название органа, проставившего апостиль
  • Номер апостиля
  • Печать или штамп учреждения, проставившего апостиль
  • Подпись должностного лица, проставившего апостиль

Апостиль может быть как на одном из двух языков конвенции (французский и английский), так и на национальном языке. Как правило, перевод штампа дублируется — с французского или английского на национальный. А вот заголовок апостиля должен быть строго на французском — Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961).

Где поставить апостиль на документы и сколько это стоит

Апостиль на конкретный документ ставят в выдавшем его органе власти или в вышестоящем ведомстве. Большинство апостилей можно получить в МФЦ в том субъекте, где получен документ. Это быстро и доступно — стандартно 5 рабочих дней, но если придется уточнять информацию, то срок увеличивается до месяца.

Министерство юстиции принимает бумаги на апостилирование документов, которые выданы госорганами федерального уровня, а также их нотариально заверенных копий и переводов. Документы воинского учета и службы апостилирует Министерство обороны, а документы об образовании — Рособрнадзор.

Апостиль на школьные аттестаты, дипломы колледжей и училищ можно получить в Департаменте образования Москвы, причем независимо от того, в каком регионе получен документ. Для местных документов срок тот же — 5 рабочих дней, а если придется отправлять запросы в другие регионы, то штамп нужно ждать дольше, но не больше 45 дней.

Справки о несудимости апостилируют в Информационном центре МВД, так как именно это ведомство формирует этот документ. Центры есть в большинстве крупных городов и в каждом областном центре.

За оформление апостиля взимается госпошлина — 2,5 тыс. рублей. Это сумма за один документ или его копию. Это значит, что если нужно апостиль на свидетельство о рождении и его нотариально заверенную копию, то придется заплатить уже 5 тыс. рублей.

Архивные справки, архивные выписки или архивные копии апостилируются исключительно в региональных органах, которые занимаются архивным делом. Такие ведомства есть в каждом регионе. В Москве, например, это Главное архивное управление, в Татарстане — Государственный архив республики, а в Чечне эту функцию исполняет архивное управление Правительства ЧР. Сроки и госпошлина те же — 5 дней и 2,5 тыс. рублей. Федеральный Росархив ставит штамп на документы из любых регионов, но сроки из-за межведомственного взаимодействия увеличиваются.

Обращаться за апостилем можно как лично, так и по почте. В первом случае понадобится паспорт, квитанция об оплате госпошлины и документ, на который нужно поставить апостиль. Если отправлять письмо, то к документу и квитанции нужно приложить копию паспорта. В обоих случаях придется заполнять заявление, шаблоны которого не у всех региональных ведомств доступны онлайн, поэтому личное обращение приоритетнее и быстрее.

Могут ли отказать апостилировать документы

Да, но в основном отказы связаны с внешним видом документов: нарушена целостность, ламинация, стерты буквы и печати, присутствуют пятна. Также отказывают в том случае, если данные на документе не соответствуют государственным выпискам. В основном так случается с бумагами из ЗАГСа. В этом случае нужно обращаться в ЗАГС или добиваться исправления через суд. Новый документ вам не выдадут, но зато поправят информацию в записях ведомства. Тогда можно будет снова обратиться за апостилем.

Какие существуют альтернативы апостилю

У России с некоторыми государствами заключены соглашения о правовой помощи. Это значит, что документы признаются госорганами этих стран без апостиля по принципу взаимности. В основном это государства-участники СНГ, но есть и европейские страны:

  • Азербайджан
  • Армения
  • Албания
  • Алжир
  • Болгария
  • Босния и Герцеговина
  • Венгрия
  • Вьетнам
  • Испания
  • Кипр
  • Кыргызстан
  • КНДР
  • Куба
  • Латвия
  • Литва
  • Северная Македония
  • Молдавия
  • Монголия
  • Польша
  • Румыния
  • Словакия
  • Словения
  • Тунис
  • Туркменистан
  • Хорватия
  • Чехия
  • Эстония

Это значит, что если русский, который родился за пределами России, захочет натурализоваться в стране, он сможет предъявить документы происхождения без апостиля. И наоборот.

Если со страной нет договора о правовой помощи и она не является участницей Гаагской конвенции, то остается только сложная процедура консульской легализации. Вначале документ нужно заверить у нотариуса и в Минюсте, следом обратиться в Министерство иностранных дел, а затем обратиться в консульство страны прибытия.