Современный HR-специалист занимается большим количеством задач. Это и рутина вроде начисления отпусков и больничных, и сложные задания, вроде, создания миссии компании и ее корпоративной культуры. С ростом компании, количество таких задач растет в геометрической прогрессии. Дальше вы можете либо бесконечно расширять HR-отдел, либо автоматизировать часть задач.

В такой ситуации на помощь приходят HRIS (Human Resource Information System) и HRM (Human Resource Management) системы. Сегодня мы поговорим о том, что такое HRM-система, какие задачи она может автоматизировать и на что стоит обратить внимание при выборе системы автоматизации.

Определение и функции

HRM-система – это система автоматизации HR-процессов. Современный рынок предлагает разные решения:

  • all-in-one системы, где весь функционал включен в стоимость;

  • модульные системы, которые вы можете “собрать” под потребности компании;

  • отдельные системы для HR и рекрутинга.

Программы, которые автоматизируют только рекрутинг, обычно называют системами для управления кандидатами или ATS (Applicant Tracking System).

Основные функции HR-систем

Большинство HRM-систем автоматизируют следующие процессы:

  1. Учет всех отсутствий и переработок сотрудников.

  2. Начисление отпусков, больничных и day offs.

  3. Назначение митингов через систему.

  4. Создание 1:1 встреч и Performance review.

  5. Напоминания сотрудникам о событиях в компании.

  6. Ведение календаря с событиями компании.

  7. Создание и отправка опросов сотрудникам.

  8. Сбор статистики по HR и рекрутингу.

  9. Размещение вакансий в системе и на job-порталах.

  10. Получение откликов на вакансии прямо в систему.

Дополнительно в HRIS может быть реализована постановка целей и отслеживание ключевых результатов в компании. Например, в Hurma System есть раздел OKR – Objectives and Key Results, который позволяет ставить цели и задачи для компании, команд и каждого сотрудника в штате.

Благодаря одной только автоматизации начисления отпусков, HR экономит себе массу времени. Каждый сотрудник может зайти в систему, посмотреть, сколько дней ему доступно и сделать запрос на отпуск, HR и все ответственные за этого сотрудника (например, руководитель отдела) получат уведомление и смогут утвердить или отклонить отпуск. Больше не нужно тратить время, чтобы отыскать сотрудника в сотне таблиц и узнать, сколько у него дней отпуска и когда ему можно их использовать. Все это происходит очень быстро, экономя время всех участников процесса.

Как выбрать HRM-систему?

Выбор системы зависит от ряда факторов:

  1. Язык. Для начала определитесь с тем, какие языки должна поддерживать система. Если в вашей компании английский понимают 10 человек из 100, англоязычная HRIS – не лучший вариант.

  2. Функции. Посмотрите на процессы своей компании и подумайте, что бы вы хотели автоматизировать в первую очередь. Подыскивайте систему с нужным набором функций.

  3. All-in-one или модули. Есть системы, в которых автоматизированы сразу все процессы, а есть те, которые нужно покупать по частям. Мы рекомендуем автоматизировать HR и рекрутинг одновременно, ведь так вам удобней будет работать и с потенциальными, и с существующими сотрудниками.

  4. Цена. Этот параметр обычно зависит от количества сотрудников. В случае с ATS, цена может формироваться от количества рекрутеров, которые пользуются системой. HRIS определенно сэкономит компании время, а следовательно, и деньги. Главное, чтобы траты на систему не превышали приносимую пользу.

  5. Безопасность данных. Перед покупкой системы, уточните, как она хранит данные. Ведь вам нужно будет вносить туда конфиденциальную информацию компании и сотрудников. Для облачных решений есть два основных способа хранения информации – Single Tenant и Multi Tenant. Первый – более безопасный, ведь тогда у каждой компании-клиента есть своя защищенная база данных. В Multi Tenant все данные компаний хранятся вместе и в случае взлома одной компании, могут пострадать остальные.

Подытожим

HRM-система – это надежный помощник современного HR-менеджера. Такая система экономит время, помогает управлять персоналом, мониторить текущее состояние компании и вести статистику. Качественная HRIS берет всю рутину на себя и освобождает время HR-специалиста для более интересных и сложных задач.