Современный HR-специалист занимается большим количеством задач. Это и рутина вроде начисления отпусков и больничных, и сложные задания, вроде, создания миссии компании и ее корпоративной культуры. С ростом компании, количество таких задач растет в геометрической прогрессии. Дальше вы можете либо бесконечно расширять HR-отдел, либо автоматизировать часть задач.
В такой ситуации на помощь приходят HRIS (Human Resource Information System) и HRM (Human Resource Management) системы. Сегодня мы поговорим о том, что такое HRM-система, какие задачи она может автоматизировать и на что стоит обратить внимание при выборе системы автоматизации.
Определение и функции
HRM-система – это система автоматизации HR-процессов. Современный рынок предлагает разные решения:
-
all-in-one системы, где весь функционал включен в стоимость;
-
модульные системы, которые вы можете “собрать” под потребности компании;
-
отдельные системы для HR и рекрутинга.
Программы, которые автоматизируют только рекрутинг, обычно называют системами для управления кандидатами или ATS (Applicant Tracking System).
Основные функции HR-систем
Большинство HRM-систем автоматизируют следующие процессы:
-
Учет всех отсутствий и переработок сотрудников.
-
Начисление отпусков, больничных и day offs.
-
Назначение митингов через систему.
-
Создание 1:1 встреч и Performance review.
-
Напоминания сотрудникам о событиях в компании.
-
Ведение календаря с событиями компании.
-
Создание и отправка опросов сотрудникам.
-
Сбор статистики по HR и рекрутингу.
-
Размещение вакансий в системе и на job-порталах.
-
Получение откликов на вакансии прямо в систему.
Дополнительно в HRIS может быть реализована постановка целей и отслеживание ключевых результатов в компании. Например, в Hurma System есть раздел OKR – Objectives and Key Results, который позволяет ставить цели и задачи для компании, команд и каждого сотрудника в штате.
Благодаря одной только автоматизации начисления отпусков, HR экономит себе массу времени. Каждый сотрудник может зайти в систему, посмотреть, сколько дней ему доступно и сделать запрос на отпуск, HR и все ответственные за этого сотрудника (например, руководитель отдела) получат уведомление и смогут утвердить или отклонить отпуск. Больше не нужно тратить время, чтобы отыскать сотрудника в сотне таблиц и узнать, сколько у него дней отпуска и когда ему можно их использовать. Все это происходит очень быстро, экономя время всех участников процесса.
Как выбрать HRM-систему?
Выбор системы зависит от ряда факторов:
-
Язык. Для начала определитесь с тем, какие языки должна поддерживать система. Если в вашей компании английский понимают 10 человек из 100, англоязычная HRIS – не лучший вариант.
-
Функции. Посмотрите на процессы своей компании и подумайте, что бы вы хотели автоматизировать в первую очередь. Подыскивайте систему с нужным набором функций.
-
All-in-one или модули. Есть системы, в которых автоматизированы сразу все процессы, а есть те, которые нужно покупать по частям. Мы рекомендуем автоматизировать HR и рекрутинг одновременно, ведь так вам удобней будет работать и с потенциальными, и с существующими сотрудниками.
-
Цена. Этот параметр обычно зависит от количества сотрудников. В случае с ATS, цена может формироваться от количества рекрутеров, которые пользуются системой. HRIS определенно сэкономит компании время, а следовательно, и деньги. Главное, чтобы траты на систему не превышали приносимую пользу.
-
Безопасность данных. Перед покупкой системы, уточните, как она хранит данные. Ведь вам нужно будет вносить туда конфиденциальную информацию компании и сотрудников. Для облачных решений есть два основных способа хранения информации – Single Tenant и Multi Tenant. Первый – более безопасный, ведь тогда у каждой компании-клиента есть своя защищенная база данных. В Multi Tenant все данные компаний хранятся вместе и в случае взлома одной компании, могут пострадать остальные.
Подытожим
HRM-система – это надежный помощник современного HR-менеджера. Такая система экономит время, помогает управлять персоналом, мониторить текущее состояние компании и вести статистику. Качественная HRIS берет всю рутину на себя и освобождает время HR-специалиста для более интересных и сложных задач.