В настоящее время, растет популярность таких мероприятий, как конференции. Они регулярно организовываются многими компаниями и могут освещать совершенно любую тему, проблему, либо нововведение. Основной целью конференций является сбор людей, одной профессии, возраста, либо иной категории, интерес у которых вызывают аналогичные темы. В ходе конференции спикеры и слушатели обсуждают волнующую их ему, либо проблему и обмениваются знаниями и опытом. Проведение и организация конференций относится к числу не простых задач, выполнение которых, на первый взгляд не вызывают особых сложностей.

В настоящее время работы по организации и проведению конференции обычно поручаются отдельному человеку, либо организации, которые являются кураторами мероприятия, выполняют его подготовку на профессиональном уровне, а также в соответствии с требованиями заказчика.

Этапы организации конференции:

· Первым этапом в организации конференции является выбор ее темы, а также определение целевой аудитории. Обычно длительность подготовительного этапа составляет не меньше месяца и может продолжаться даже в течение года. Конкретные сроки организации конференции зависят от выбранной темы и времени, необходимого докладчикам и спикерам для подготовки материала.

· Вторым этапом является разработка программы мероприятия. Составление списка ее участников

· Третий этап – это разработка плана продвижения конференции, данный этап включает в себя доведение до сведений целевой аудитории информации о проведении планируемого мероприятия. При организации масштабных конференций прекрасным способом привлечения внимания станет освещение мероприятия в СМИ. При проведении платных конференций, уже на начальном этапе подготовки следует заняться организацией продажи билетов. Обычно выполнение продажи билетов доверяют специальным сервисам, которые на профессиональном уровне занимаются реализацией билетов. Именно они знают эффективные механизмы увеличения числа продаж билетов, а также обеспечивают их полную реализацию задолго до даты проведения конференции.

· Четвертый этап – техническая организация, сюда входит подбор зала для конференции, организация питания участников мероприятия, обеспечение необходимыми техническими средствами.

· Пятый этап – информационная поддержка, которая обычно представляется в лице организатора, который, как на подготовительном этапе, во время конференции, так и после нее поддерживает связь с участниками и СМИ.