В процессе деятельности предприятия, организации или государственного органа, образуется большое количество документов. В зависимости от вида деятельности учреждения и назначения документов, определяется срок хранения ценных бумаг. С наступлением истечения срока хранения архивной или текущей документации, необходимо провести опись, а затем избавиться от накопившихся бумаг. Уничтожение документов проводится с соблюдением установленного порядка, с официальным подтверждением процедуры утилизации.

Основные правила уничтожения документов

Чем дольше существует предприятие, тем больше архив, на содержание которого затрачиваются немалые средства. Поэтому с истечением срока хранения, ответственный сотрудник приступает к уничтожению бумаг, процедуру проводят в несколько этапов:

  • Проводят отбор бумаг, хранение и использование которых является не актуальным. В зависимости от рода деятельности организации, может быть созвана экспертная комиссия, но в большинстве случаев опираются на сроки хранения, и правила, оговоренные в государственных нормативах или уставе предприятия.
  • Документы, выбранные для уничтожения, описывают и вносят в акт на уничтожение. Стоит отметить, что если срок хранения вышел, но экспертная комиссия считает документ ценным, то его оставляют на хранение еще на определенный срок. Подобное решение должно быть отражено в специальном акте и завизировано руководителем отдела или начальником организации.
  • Уничтожение документов – сжигание или измельчение в специальном устройстве. В зависимости от объема архивной документации, уничтожение проводят самостоятельно или доверяют сторонней компании. Определенный вид документов иногда используют в качестве черновиков, но на них не должно быть печатей, подписей или информации, относящейся к корпоративной или государственной тайне. Недопустимо наличие конфиденциальной информации и других личных сведений, поэтому проще уничтожить всю партию, чем проводить сортировку бумаг.

Если уничтожение документов было доверено компании, необходимо заключить договор, чтобы у проверяющих служб не возникло вопросов к делопроизводственному отделу компании.